Wat wij met jouw gegevens doen

P-01 Wie is verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld, is MLJ, uitgever van AVG Register Pro. De volledige registratiegegevens van de onderneming staan in het colofon.

Alle vragen over privacy, en alle verzoeken over je eigen gegevens, gaan naar jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen apart privacyloket en geen ticketsysteem: je mail komt terecht bij dezelfde persoon die het product bouwt.

P-02 Welke gegevens wij verwerken

Deze site is een vitrine. Er is geen inlogscherm, geen winkelwagen en geen gebruikersprofiel. In de praktijk verwerken wij daarom maar drie soorten gegevens.

Gegevens uit het contactformulier

Als je een demo of een offerte aanvraagt, vul je zelf de volgende velden in:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
• het onderwerp van je aanvraag, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Register, Praktijk of Organisatie;
• de omschrijving van je situatie in het vrije tekstveld.

Dat laatste veld verdient aandacht. Beschrijf gerust wat voor organisatie je bent en waar je vastloopt, maar zet er geen gegevens van je eigen klanten, patienten, leden of medewerkers in. Voor een goed gesprek over je register hoeven wij nooit te weten om welke personen het gaat. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG horen dus niet in het formulier thuis.

Gegevens uit e-mailcontact

Mail je rechtstreeks, dan verwerken wij je e-mailadres, je naam en de inhoud van je bericht, plus de correspondentie die daarop volgt.

Technische gegevens van de server

Onze hostingpartij legt bij het opvragen van een pagina beperkte technische gegevens vast, zoals het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser. Dat gebeurt voor de beveiliging en de beschikbaarheid van de site en om formulierspam tegen te gaan. Wij gebruiken die gegevens niet om bezoekers te volgen of profielen op te bouwen.

P-03 Waarom en op welke grondslag

Wij gebruiken je gegevens niet voor iets anders dan waarvoor je ze hebt achtergelaten. Je krijgt geen nieuwsbrief omdat je een demo hebt aangevraagd, en je gegevens gaan nooit naar een adressenbestand of een advertentieplatform.

P-04 Hoe lang wij gegevens bewaren

• Leidt je aanvraag niet tot een opdracht, dan bewaren wij de aanvraag en de bijbehorende correspondentie niet langer dan nodig is om je vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te beantwoorden. Daarna verwijderen wij ze.
• Leidt je aanvraag wel tot een opdracht, dan bewaren wij de gegevens zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang dat nodig is voor de afwikkeling.
• Voor facturen en de bijbehorende administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
• Technische serverlogging wordt kortstondig bewaard en daarna automatisch opgeruimd.

Wil je eerder verwijderd worden dan hierboven staat, vraag daar dan om. Zolang er geen wettelijke bewaarplicht in de weg staat, doen wij dat.

P-05 Wie de gegevens ontvangt

Binnen MLJ heeft alleen Jimenez Julien toegang tot de aanvragen. Daarnaast schakelen wij een beperkt aantal partijen in die als verwerker voor ons optreden:

• Netlify, voor de hosting van de site en de afhandeling van het formulier;
• de e-mailvoorziening waarmee wij je bericht ontvangen en beantwoorden;
• onze boekhouding, uitsluitend voor facturen na een opdracht.

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden. Alleen als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt, verstrekken wij gegevens aan een bevoegde instantie.

P-06 Doorgifte buiten de Europese Unie

Wij richten onze dienstverlening zo in dat de gegevens van klanten van AVG Register Pro op servers binnen de Europese Unie staan. Voor de hosting van de website en de e-mailafhandeling maken wij gebruik van dienstverleners die onderdelen van hun infrastructuur buiten de Europese Unie kunnen hebben. Waar dat het geval is, gebeurt de doorgifte op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

P-07 Beveiliging en datalekken

De site wordt uitsluitend over een versleutelde verbinding aangeboden. Het aantal mensen met toegang tot de aanvragen is bewust klein, en er worden niet meer gegevens gevraagd dan nodig is om je vraag te beantwoorden.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan houden wij ons aan dezelfde regels die wij aan onze lezers uitleggen. Elk datalek registreren wij intern. Een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens doen wij binnen 72 uur na ontdekking, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert. Levert het lek een hoog risico op, dan informeren wij de betrokkenen ook zelf. Hoe zo'n eerste etmaal eruitziet, beschrijven wij in het artikel over de eerste 72 uur na een datalek.

P-08 Jouw rechten als betrokkene

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of komen er meerdere verzoeken tegelijk binnen, dan mogen wij die termijn verlengen met maximaal twee maanden; in dat geval laten wij je dat binnen de eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Meer identificatie dan nodig vragen wij niet.

P-09 Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; de kortste weg naar een oplossing loopt meestal via een e-mail. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG en de Uitvoeringswet AVG.

P-10 Gegevens in de software zelf

Deze verklaring gaat over de website. Zodra je klant wordt en je eigen register in AVG Register Pro bijhoudt, verandert de rolverdeling: jouw organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in dat register, en MLJ is verwerker. Wat wij met die gegevens mogen doen, leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, die je voor de start ontvangt.

Een verwerkingsregister zelf bevat trouwens weinig persoonsgegevens: het beschrijft categorieen betrokkenen en soorten gegevens, niet de personen zelf. Wat er wel en niet in hoort, staat in de checklist met alle registervelden. Wanneer je zo'n verwerkersovereenkomst nodig hebt en wat erin moet, lees je in de veelgestelde vragen over verwerkersovereenkomsten.

Vragen over deze verklaring? Stuur een bericht via het contactformulier of mail rechtstreeks. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.