A-00 Wie schrijft hier
Jimenez Julien, maker van AVG Register Pro
Achter deze site zit een persoon, geen redactie. Hij bouwt de software, schrijft de negen artikelen en beantwoordt zelf de e-mail die via het contactformulier binnenkomt.
Jimenez Julien
Oprichter van MLJ, directeur van de publicatie
Jimenez Julien bouwt administratieve software voor Nederlandse ondernemers en schrijft over de AVG in gewone taal, zonder juridische mist. AVG Register Pro is daar het directe gevolg van: een verwerkingsregister en een datalekregister die je zelf kunt invullen, ook als er in je organisatie niemand rondloopt met privacy in zijn functieomschrijving.
Hij is geen jurist en doet ook niet alsof. Wat hij wel kan, is een wettelijke verplichting uit elkaar halen tot losse velden, die velden in een logische volgorde zetten en er een scherm omheen bouwen waar je niet van in de war raakt.
A-01 Wie hij is en wat hij maakt
Jimenez Julien is de oprichter van MLJ, de onderneming die deze site uitgeeft. MLJ maakt kleine, scherp afgebakende softwaregereedschappen voor administratieve verplichtingen waar ondernemers en bestuurders niet omheen kunnen, maar die zelden iemands lievelingswerk zijn. Elk gereedschap gaat over precies een onderwerp en probeert dat onderwerp dan ook echt af te maken, in plaats van tien onderwerpen half te bedienen.
AVG Register Pro is de uitwerking daarvan voor privacyadministratie. Het product doet twee dingen. Het houdt je verwerkingsregister bij, met per verwerking het doel, de grondslag, de categorieen betrokkenen, de ontvangers, de eventuele doorgifte en de bewaartermijn. En het houdt je datalekregister bij, met per incident een tijdlijn vanaf het moment van ontdekking. Meer wil het niet zijn, want een register dat ook nog projectmanagement en facturatie probeert te doen, wordt door niemand bijgehouden.
Naast het bouwen schrijft hij. Alles wat je op deze site leest is van zijn hand: de negen artikelen, de veelgestelde vragen op de homepage en de juridische pagina's. Dat betekent ook dat je hem kunt aanspreken op wat er staat.
A-02 Waarom uitgerekend dit onderwerp
De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. In de jaren daarna is er veel over geschreven, maar het meeste daarvan is geschreven voor organisaties die een functionaris gegevensbescherming in dienst hebben. Voor een tandartspraktijk, een installatiebedrijf met een handvol monteurs of een sportvereniging met vrijwilligers levert dat weinig op.
Wat hij in de praktijk steeds terugzag, was hetzelfde patroon. Er is ooit een sjabloon ingevuld, dat sjabloon staat in een map, en niemand weet nog wie de eigenaar is. Zodra er iets gebeurt, een laptop die verdwijnt of een e-mail die naar de verkeerde lijst gaat, blijkt dat het register geen antwoord geeft op de enige vraag die er dan toe doet: welke gegevens zaten hierin en van wie.
Daar komt bij dat veel organisaties denken dat de plicht niet voor hen geldt. Artikel 30 AVG kent inderdaad een uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers, maar die vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Wie personeel heeft of klantgegevens bewaart, verwerkt zelden incidenteel. In de praktijk geldt de plicht daardoor bijna altijd, en dat verhaal wordt zelden rustig uitgelegd.
A-03 Hoe hij werkt
Zijn werkwijze is saai en dat is de bedoeling. Hij begint bij de wettekst en de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens, haalt daar de verplichte velden uit en vertaalt die naar woorden die een praktijkhouder of penningmeester zonder woordenboek begrijpt. Pas als een veld in gewone taal uit te leggen is, komt het in het product. Lukt dat niet, dan is het veld nog niet goed genoeg doordacht.
Daarna komt het weglaten. Elke knop die niet bijdraagt aan een compleet register verdwijnt. Elk verplicht invoerveld dat je bij de eerste versie nog niet kunt beantwoorden, wordt optioneel gemaakt met een herinnering, zodat je vandaag kunt beginnen in plaats van vast te lopen op regel drie.
Voor de teksten geldt dezelfde regel. Cijfers, wetsartikelen en termijnen staan er alleen in als ze te controleren zijn. Je vindt op deze site geen marktonderzoek, geen besparingspercentages en geen verzonnen klantverhalen. Waar een voorbeeld helpt, staat er expliciet bij dat het een geschetste situatie is.
Wat hij niet doet
Hij geeft geen juridisch advies. AVG Register Pro is administratie: het zorgt dat je vastlegging compleet, actueel en aantoonbaar is. De vraag of een verwerking rechtmatig is, of een grondslag houdbaar is, of een datalek gemeld moet worden, blijft een beoordeling die je zelf maakt of laat maken door een jurist of een functionaris gegevensbescherming. Wie iets anders belooft, verkoopt schijnzekerheid.
A-04 Rechtstreeks contact
Vragen over het register, een correctie op een artikel of gewoon nieuwsgierig of dit bij jouw organisatie past? Mail naar jimenezjulien42@gmail.com of gebruik het contactformulier op de homepage. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens.
Zie je in een artikel iets staan dat niet klopt of achterhaald is, meld het dan. Correcties worden aangebracht en de wijzigingsdatum van het artikel gaat mee omhoog.
A-05 Alle negen artikelen van deze site
De negen stukken hieronder vormen samen een complete route: van de vraag of je een register nodig hebt, via het opstellen en het onderhouden ervan, tot de eerste 72 uur na een datalek.
- ART-01 / Praktische gids Hoe stel je als mkb-bedrijf stap voor stap een verwerkingsregister op?
- ART-02 / Wetgeving en regels Klopt het dat je onder 250 medewerkers geen verwerkingsregister hoeft bij te houden?
- ART-03 / Stappenplan Welke stappen doorloop je in de eerste 72 uur nadat je een datalek ontdekt?
- ART-04 / Checklist Wat hoort er minimaal in je verwerkingsregister en wat voeg je zelf toe?
- ART-05 / Veelgemaakte fouten Waarom is een ingevuld verwerkingsregister soms toch waardeloos en wat herstel je eerst?
- ART-06 / Vergelijking Kun je je verwerkingsregister in Excel bijhouden of heb je software nodig?
- ART-07 / Kosten en budget Hoeveel kost een AVG-register je per jaar als je alle uren meerekent?
- ART-08 / Praktijkvoorbeeld Waar moet een fysiotherapiepraktijk op letten bij gezondheidsgegevens in haar verwerkingsregister?
- ART-09 / Veelgestelde vragen Wanneer heb je een verwerkersovereenkomst nodig en wat moet daar precies in staan?
Het volledige overzicht met korte samenvattingen staat op de blogpagina.