B-00 Het blog
Negen artikelen over je verwerkingsregister
Geschreven voor organisaties zonder privacyafdeling: wat de AVG van je vraagt, hoe je dat vastlegt en wat je doet op de dag dat er iets misgaat.
Van de eerste inventarisatie tot de 72 uur na een lek
De negen stukken hieronder horen bij elkaar. Ze beginnen bij de vraag of de registerplicht voor jouw organisatie geldt, lopen door naar het opstellen en onderhouden van het register, en eindigen bij de twee momenten waarop het register zich moet bewijzen: een verzoek van een betrokkene en een datalek.
Elk artikel is geschreven vanuit een concrete vraag en gebruikt alleen cijfers, termijnen en wetsartikelen die te controleren zijn. Waar een voorbeeld helpt, staat er expliciet bij dat het een geschetste situatie is en geen klantverhaal. Wil je liever eerst zien wat de software doet, kijk dan op de registerpagina van AVG Register Pro.
-
Praktische gids
Hoe stel je als mkb-bedrijf stap voor stap een verwerkingsregister op?
Een verwerkingsregister begint niet bij een sjabloon, maar bij een rondje langs je eigen kasten, mappen en systemen. In een vaste volgorde breng je in kaart wat je verwerkt, waarom en hoe lang, en zet je dat om in regels die je durft te tonen.
-
Wetgeving en regels
Klopt het dat je onder 250 medewerkers geen verwerkingsregister hoeft bij te houden?
Artikel 30 AVG noemt een uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers. Wie de drie voorwaarden erbij leest, ziet dat die uitzondering voor een gewoon bedrijf met personeel en klanten vrijwel nooit opgaat.
-
Stappenplan
Welke stappen doorloop je in de eerste 72 uur nadat je een datalek ontdekt?
De klok begint te lopen op het moment van ontdekking, niet als het onderzoek af is. Dit stappenplan brengt je van vaststellen en beperken naar een onderbouwd besluit over melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
-
Checklist
Wat hoort er minimaal in je verwerkingsregister en wat voeg je zelf toe?
Artikel 30 AVG somt op wat er minimaal in je register hoort te staan. Deze checklist loopt die velden langs en voegt de kolommen toe die je in de praktijk nodig hebt om het register levend te houden.
-
Veelgemaakte fouten
Waarom is een ingevuld verwerkingsregister soms toch waardeloos en wat herstel je eerst?
Een ingevuld register is nog geen bruikbaar register. Zeven fouten komen steeds terug, van doelomschrijvingen die alles en niets zeggen tot bewaartermijnen die nergens op slaan, met per fout een herstelactie.
-
Vergelijking
Kun je je verwerkingsregister in Excel bijhouden of heb je software nodig?
Excel kost niets en kan bijna alles, tot het moment waarop je moet aantonen wie wat wanneer heeft gewijzigd. We leggen beide manieren naast elkaar op versiebeheer, bewijskracht, herinneringen en export.
-
Kosten en budget
Hoeveel kost een AVG-register je per jaar als je alle uren meerekent?
De licentie is meestal het kleinste deel van de rekening. Tel je invoertijd, onderhoud en de uren die een ontbrekend register kost zodra de toezichthouder aanklopt, dan ziet de som er anders uit.
-
Praktijkvoorbeeld
Waar moet een fysiotherapiepraktijk op letten bij gezondheidsgegevens in haar verwerkingsregister?
Een geschetste praktijk laat zien hoe behandeldossiers, afsprakensoftware en declaraties in een register terechtkomen. Geen klantverhaal, wel een indeling die je zo op je eigen praktijk kunt leggen.
-
Veelgestelde vragen
Wanneer heb je een verwerkersovereenkomst nodig en wat moet daar precies in staan?
Wanneer is een leverancier verwerker en wanneer niet? De vragen die het vaakst binnenkomen over artikel 28 AVG, over subverwerkers en over de koppeling met je register, kort en concreet beantwoord.
Je eigen register laten zien in een demo
Wie de artikelen schrijft en waarom, lees je op de pagina over Jimenez Julien.